Урок 5. Учимся пользоваться программой MS Word 2007
Часть 2



Сегодня мы проведем второе занятие по работе с программой MS Word 2007 из пакета MS Office 2007. Так как делать из вас специалистов экстра-класса по работе в этой замечательной программе выходит за рамки нашего учебного курса, то мы пройдемся только по повседневным задачам, которые иногда ставят в тупик и опытных пользователей продуктов MS Office предыдущих версий.

       И так, начнем. Запускаем программу MS Word. Обычно ее можно найти следующим образом - заходим в меню Пуск, выбираем Все программы, Microsoft Office, Word 2007.

Основная философия работы в программе MS Word

       Допустим, вам необходимо создать какой-то документ с чистого листа. Важно запомнить главное правило - сначала мы набиваем весь текст целиком, а только потом с головы документа приступаем к его форматированию. Именно такая технология работы с Word оптимизирует ваше время и максимально автоматизирует все ваши действия.

Приступаем к разработке документа

       Для примера мы составим некую служебную записку, в которой будет угловой штамп (справа), некоторая текстовая часть и некоторая часть табличная. Допустим, это будет некий отчет по чьей-то работе. Сперва нам необходимо задать параметры страницы во вкладке Разметка страницы. А именно нас там интересует значок Поля и значок Ориентация. Хотя, шаблон документа по умолчанию предполагает разработку документа для деловой переписки и все значения можно оставить по умолчанию.

Набираем текст

       Если хотите - можете скопировать его прямо отсюда (таблицу корректно скопировать не получится - вы ее должны создать и заполнить сами, а то ничего не поймете). То, что нужно копировать находится внутри фигурных скобок, т.к. по ходу ввода текста я буду писать некоторые комментарии. Я специально привожу его безо всякого форматирования. Единственный элемент форматирования, который я сразу применил - это перенос абзаца на следующую строку в шапке документа (сочетание клавиш Shift+Enter). В остальных случаях я использовал клавишу Enter для начала следующего абзаца.

{

Генеральному директору
завода "Светлый путь"
Иванову П. С.
от главного инженера
Смирнова И. П.

Служебная записка

Сообщаю Вам, что за отчетный период работы предприятием, цехом №1 "Битья баклуш" были выпущены следующие наименования:

}

       Дальше мы переходим во вкладку Вставка и нажимаем на кнопку Таблица и курсором мыши выбираем таблицу 3х3. После заносим в нее следующие данные:

{

--------------------------------------------- | № п/п | Наименование изделия | Количество | --------------------------------------------- | 1 | Баклуша 5х4 | 180 штук | --------------------------------------------- | 2 | Баклуша 8х10 | 300 штук | --------------------------------------------- }

       В принципе, не обязательно ставить точное количество строк таблицы. Если вам нужно добавить строчку, то для этого надо щелкнуть левой кнопкой мыши по правой нижнее ячейке таблицы и после этого нажать клавишу Tab.

{

С уважением,

Главный инженер

Смирнов И. П.

}

       Все, документ завершен и у вас на экране должно это выглядеть примерно так:

Форматируем

       Теперь начинаем наводить красоту, а именно форматировать весь документ.

       Сперва необходимо зайти во вкладку Вид, и поставить галочку Линейка (по-научному "флажок" - здесь далее будет использоваться именно этот термин, чтобы вы сразу учились пользоваться правильной терминологией - при общении с любой техподдержкой пригодится).

       Теперь нам необходимо выделить весь текст. Это можно сделать либо способами, которые были описаны в предыдущей части, либо комбинацией клавиш Ctrl+A (А - латинское, здесь и далее все комбинации исключительно с использованием латинских букв).

       Подводим курсор мыши к линейке к верхней стрелочке (выделена цветом), нажимаем левую кнопку мыши и тащим ее вправо до другой отметки, выделенной на рисунке таким же цветом.

       В итоге у вас должна получится следующая ситуация:

       Кстати, по-научному эта верхняя стрелочка на линейке обозначает "Отступ первой строки" - иными словами, именно она автоматически задает одинаковую красную строку во всем документе. Нижняя же стрелочка, указывающая вверх - называется "Выступ" и регулирует отступ слева всего абзаца. С правой стороны есть такая же стрелочка - Выступ справа. А если вы заметили прямоугольник под стрелками, то знайте - он умеет синхронно двигать и отступ, и выступ слева.

       Вернемся к нашим баранам, а именно к форматированию нашего документа. Теперь, в соответствии с ГОСТ, нам необходимо поместить шапку документа в правый верхний угол. Для этого, выделяем ее всю, а после этого тащим вправо сначала стрелочкой Отступ первой строки, а после этого Выступ на тот же уровень. В итоге у вас должна получиться следующая картина:

       Теперь выравниваем посередине надпись "Служебная записка" и увеличиваем интервал между шапкой и надписью. Для этого необходимо выделить надпись Служебная записка, перейти во вкладку Главная и в блоке Абзац на панели инструментов нажать кнопку Выравнивание по центру. В этом же блоке нажимаем кнопку Междустрочный интервал и выбираем Другие варианты межстрочных интервалов…

       Перед вами откроется следующее окно:

       Здесь в разделе Интервал > Перед - вводим цифру 36, например, и видим следующую картину:

       В принципе, отступ можно делать и 48 и 56, лишь бы документ получился красивый. Но не рекомендуется увеличивать отступы нажатием кнопки Enter.

       Теперь выделяем нижеследующий текст до таблицы и нажимаем кнопку По ширине в блоке Абзац на панелях инструментов.

       А теперь переходим к изменению размеров таблицы. Для изменения размеров ячеек существует два способа. Один из них - вручную, при помощи курсора мыши, второй - через свойства таблицы. Наиболее часто употребляемый - первый, поэтому рассмотрим именно его.

       Для изменения размера столбца таблицы необходимо подвести курсор мыши к границе ячейки так, чтобы он приобрел вид двух стрелочек, указывающих в разные стороны. После этого необходимо нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, передвинуть курсор мыши вправо или влево в зависимости от того, в какую сторону вы хотите сдвинуть границу ячейки. По вертикали размеры ячеек регулируются таким же образом, только курсор мыши в этом случае надо будет подвести к горизонтальной границе ячейки.

       Теперь ставим курсор перед фразой "С уважением", нажимаем клавишу Enter, после этого выделяем таблицу, прихватывая этот пустой промежуток, который у нас образовался после нажатия клавиши Enter.

       Верхнюю стрелочку на линейке переводим влево до уровня нижней и, пользуясь вышеописанным способом, приводим таблицу к следующему виду:

       С помощью уже знакомых нам инструментов делаем выравнивание шапки таблицы посередине (выделяем и нажимаем кнопку По центру во вкладке Главная в блоке Абзац), номера пунктов - посередине, наименования - по левому краю, количество - посередине. И, чтобы уже совсем все было красиво - переходим во вкладку Макет (она появляется, когда курсор находится внутри таблицы) и нажимаем там в блоке Выравнивание кнопку По центру.

       Теперь щелкаем левой кнопкой мыши под таблицей и нажимаем клавишу Delete и приступаем к выравниванию элементов подписи в документе. Прежде всего, конечно, нам необходимо увеличить отступ надписи "С уважением…" от таблицы. Делаем это точно так же, как увеличивали отступ от шапки перед надписью "Служебная записка". После этого выделяем "Смирнов И. П.", и во вкладке Главная нажимаем кнопку "Выровнять текст по правому краю" в блоке Абзац. После этого видим вот такой полностью законченный документ:

       Если у вас получилось что-то не так, то необходимо вернуться к началу и проверить, не были ли пропущены какие-то шаги.

       В таких случаях очень сильно помогают, так называемые Непечатаемые символы, которые активируются кнопкой "Отобразить все символы" во вкладке Главная, блок Абзац. После ее нажатия документ обретет следующий вид:

       Эти символы не выводятся на печать, но позволяют вам разобраться с форматированием, например, незнакомого документа. Сразу видно, где перенос абзаца на следующую строчку, где просто нажата клавиша Enter, точками обозначаются пробелы, стрелочками - табуляция и т.п. Поэтому, если у вас что-то получилось не так, попробуйте включить эти символы у себя и сразу станет видна разница между документом, приведенным тут и вашим документом.

       Вот вкратце все, что нужно знать среднестатистическому Оператору персонального компьютера относительно работы в Word. Позже мы еще вернемся к нему и изучим другие полезные и не менее интересные функции этого замечательного текстового редактора. Желаем вам успехов в освоении своего электронного друга!

Теги: обучение, ms office 2007

Другие статьи в разделе:

  • Почему именно диск C:, а не A: или B:?
  • Урок 5. Учимся пользоваться программой MS Word 2007
    Часть 2
  • Урок 4. Учимся пользоваться программой MS Word 2007
    Часть 1
  • Урок 3. Системные компоненты компьютера
    Или что находится в системном блоке
  • Урок 2. Учимся пользоваться Windows Или когда, куда и сколько раз нужно нажимать
  • Урок 1. Из чего состоит компьютер
    Или учимся называть вещи своими именами
  • Словарь наиболее популярных компьютерных специальных терминов и профессионального сленга